Swagelok Singapore 作為石油與天然氣、化工與煉油以及半導體市場的流體解決方案供應商，因過時的手動流程而面臨重大的營運挑戰。該公司過去一直使用老舊、運轉噪音大且速度緩慢的點陣式印表機，搭配四聯複寫紙列印出貨單。整體作業不僅繁瑣且耗費大量人力，人員必須手動裝紙，加上印表機頻繁故障，徒然耗費寶貴的人力工時。

手動系統亦成為客服團隊作業上的瓶頸。歸檔與調閱紙本文件等作業，過去極為耗時。客戶服務經理 Angie Ng 表示，這項手工作業每天每人大約需要花費 2 到 3 小時。以十人團隊來計算，每日合計耗費高達 30 小時，導致成員無法專注於處理客戶問題、訂單執行等核心業務。因客戶資料庫龐大，且半年內約有 12,000 筆交易，紙本文件數量龐大難以負荷，不僅占用大量實體空間，也讓文件調閱作業變得繁複費力。

• 節省時間與人力：
  徹底淘汰手動歸檔與檢索。過去每天需要花費數小時才能完成的任務，現在只需按一下按鈕，就能立即完成。這樣可釋放客服人員的作業負擔，使其能更專注於客戶服務與訂單處理，最終提升顧客滿意度。

• 最佳化工作流程與提升生產力：
  新系統簡化了現有程序，並改善工作流程。適當的技術可確保運作順暢，讓員工更具生產力，並專注於核心任務，無需耗費心力於人工分類作業上。

• 節省成本與空間：
  文件與交易的數位化，大幅減少了實體儲存需求。因空間有限，過去存放在倉庫中的箱裝檔案，如今已改為數位歸檔，節省了寶貴的實體空間。

• 減少錯誤：
  透過摒棄手動的紙本流程，世偉洛克新加坡分公司成功將人為錯誤降至最低，進一步提升了營運效率。

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