การปฏิรูปสู่ดิจิทัลของ Swagelok Singapore
"ก่อนที่เราจะนำ โซลูชันการจัดการเอกสาร Therefore™ ของ Canon มาใช้นั้น งานทั้งหมดนี้ต้องใช้คนจัดการด้วยมือและเสียเวลา 2 ถึง 3 ชั่วโมงต่อคนต่อวัน แต่ด้วยโซลูชันของ Canon ตอนนี้เราสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไฟล์ทั้งหมดถูกจัดเก็บในรูปแบบดิจิทัล จึงไม่ต้องเสียเวลาจัดเก็บและค้นหาเอกสารแบบแมนนวลอีกต่อไป"
Angie Ng
ผู้จัดการฝ่ายบริการลูกค้า
ภาพรวม
ความท้าทาย
- กระบวนการจัดการใบส่งของที่ยุ่งยากและใช้ทรัพยากรบุคคลจำนวนมาก
- การจัดเก็บและค้นหาเอกสารแบบกระดาษที่ขาดประสิทธิภาพ
การแก้ปัญหา
- โซลูชันการจัดการเอกสาร Therefore™ ของ Canon
ผลลัพธ์
- การจัดการเอกสารแบบดิจิทัลช่วยให้ค้นหาเอกสารใดก็ได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว
- ทำให้เวิร์กโฟลว์คล่องตัวขึ้นและลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์
- ช่วยประหยัดต้นทุนด้วยการลดการใช้พื้นที่จัดเก็บเอกสารและกระบวนการที่ใช้กระดาษ
การปฏิรูปสู่ดิจิทัลของ Swagelok Singapore มุ่งยกระดับประสิทธิภาพ ผลิตภาพ และความคุ้มค่าด้านต้นทุน
ความท้าทาย
Swagelok Singapore ซึ่งเป็นผู้ให้บริการโซลูชันด้านะการควบคุมของไหลสำหรับอุตสาหกรรมน้ำมันและก๊าซ เคมี การกลั่น และเซมิคอนดักเตอร์ ต้องเผชิญกับความท้าทายด้านการดำเนินงานอย่างมากจากกระบวนการแบบแมนนวลที่ล้าสมัย บริษัทใช้เครื่องพิมพ์ดอตเมทริกซ์รุ่นเก่าที่ทั้งเสียงดังและทำงานช้า โดยต้องใช้กระดาษคาร์บอนสำเนา 4 ชั้นเพื่อพิมพ์ใบส่งของ กระบวนการนี้ทั้งยุ่งยากและใช้บุคคลจำนวนมาก เพราะพนักงานต้องคอยป้อนกระดาษเข้าเครื่อง เครื่องพิมพ์ก็ขัดข้องบ่อยครั้ง ทำให้เสียเวลาการทำงานมาก
ระบบแบบแมนนวลนี้ยังทำให้การทำงานของทีมบริการลูกค้าไม่คล่องตัวอีกด้วย
งานอย่างการจัดเก็บและค้นหาเอกสารกระดาษเป็นงานที่เสียเวลาอย่างมาก Angie Ng ผู้จัดการฝ่ายบริการลูกค้าระบุว่างานแบบแมนนวลเหล่านี้กินเวลาของแต่ละคนราว 2 ถึง 3 ชั่วโมงต่อวัน สำหรับทีมงาน 10 คน เท่ากับต้องเสียเวลารวมกันถึง 30 ชั่วโมงต่อวัน ทำให้ไม่สามารถทุ่มเทเวลาให้กับงานหลักได้อย่างเต็มที่ เช่น การแก้ไขปัญหาให้ลูกค้าและการดำเนินการตามคำสั่งซื้อ ด้วยฐานข้อมูลลูกค้าจำนวนมากและธุรกรรมราว 12,000 รายการใน 6 เดือน ปริมาณงานเอกสารจึงมีจำนวนมหาศาล ต้องใช้พื้นที่จัดเก็บอย่างมาก และทำให้การค้นหาเอกสารเป็นเรื่องที่เสียเวลาและยุ่งยาก
การแก้ปัญหา
เมื่อเห็นชัดว่าจำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลง Zhuohan Cai ประธานเจ้าหน้าที่บริหารของ Swagelok Singapore จึงให้ความสำคัญกับการเปลี่ยนสู่ดิจิทัล เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ผลิตภาพ และความคุ้มค่าด้านต้นทุน บริษัทเลือก Canon เป็นพันธมิตร เพราะสามารถนำเสนอโซลูชันแบบครบจบในที่เดียวที่บูรณาการทั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ไว้ด้วยกัน
การนำโซลูชันการจัดการเอกสาร Therefore™ ของ Canon มาใช้ ช่วยเปลี่ยนเอกสารของ Swagelok Singapore ให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล จึงไม่ต้องจัดเก็บและค้นหาเอกสารแบบแมนนวลอีกต่อไป ทีมงาน Canon ร่วมกับทีมไอทีของ Swagelok จัดอบรมให้พนักงานอย่างครอบคลุม เพื่อให้การเปลี่ยนผ่านและการปรับใช้กระบวนการใหม่เป็นไปอย่างราบรื่น
ผลลัพธ์
การนำโซลูชันของ Canonมาใช้ในกระบวนการปฏิรูปสู่ดิจิทัลของ Swagelok Singapore ช่วยเพิ่มทั้งผลิตภาพ ประสิทธิภาพ และความคุ้มค่าด้านต้นทุนอย่างชัดเจน
- ประหยัดเวลาและแรงงาน:
ไม่ต้องจัดเก็บและค้นหาเอกสารแบบแมนนวลอีกต่อไป งานที่แต่เดิมต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในแต่ละวัน ตอนนี้สามารถทำได้ทันทีเพียงคลิกปุ่มเดียว จึงช่วยให้ทีมบริการลูกค้ามีเวลาโฟกัสกับการดูแลลูกค้าและดำเนินการตามคำสั่งซื้อได้มากขึ้น ซึ่งส่งผลดีต่อความพึงพอใจโดยรวมของลูกค้า
- เวิร์กโฟลว์และผลิตภาพที่ดีขึ้น:
ระบบใหม่ช่วยให้กระบวนการทำงานที่มีอยู่คล่องตัวขึ้นและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เมื่อใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสม การดำเนินงานก็เป็นไปอย่างราบรื่น ช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น และมีเวลาไปโฟกัสกับงานหลัก แทนที่จะต้องคัดแยกเอกสารด้วยมือ
- ประหยัดต้นทุนและพื้นที่จัดเก็บ:
การเปลี่ยนเอกสารและธุรกรรมให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล ช่วยลดพื้นที่จัดเก็บเอกสารกระดาษได้อย่างมาก ไฟล์ที่แต่เดิมต้องเก็บใส่กล่องไว้ในคลังสินค้าเพราะมีพื้นที่จำกัด ปัจจุบันสามารถจัดเก็บในรูปแบบดิจิทัล ช่วยประหยัดพื้นที่ใช้งานที่มีค่าไปได้อย่างมาก
- ลดข้อผิดพลาด:
การปรับเปลี่ยนจากกระบวนการแบบแมนนวลและการทำงานที่ใช้กระดาษ ช่วยให้ Swagelok Singapore ลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ลงได้ และทำให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
กำลังมองหาวิธีเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลเช่นเดียวกับ Swagelok Singapore อยู่หรือไม่ เราสามารถช่วยคุณค้นหาโซลูชันที่เหมาะสมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ลดต้นทุน และทำให้การดำเนินงานคล่องตัวขึ้นได้ ติดต่อ เราได้เลยวันนี้!
ก้าวไปอีกขั้น
มาร่วมกันค้นหาโอกาสทางดิจิทัลไปพร้อมกันตั้งแต่วันนี้
กรณีศึกษาที่เกี่ยวข้อง
Avitron
Avitron เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและเสริมการปฏิบัติตามข้อกำหนด ด้วยการเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์สู่ดิจิทัลด้วยโซลูชันการจัดการเอกสาร Therefore™ ของ Canon
Swagelok Singapore
Swagelok Singapore ลดงานเอกสารแบบแมนนวลด้วยโซลูชันดิจิทัลจาก Smart Tech ช่วยประหยัดเวลา ลดต้นทุน และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
