การปกป้องข้อมูลงานพิมพ์เป็นส่วนสำคัญของการจัดการข้อมูลที่มักถูกมองข้าม แม้หลายองค์กรจะให้ความสำคัญกับการรักษาความปลอดภัยทางดิจิทัล แต่เอกสารในรูปแบบกระดาษก็ยังคงถูกใช้ในการจัดเก็บ ส่งต่อ และประมวลผลข้อมูลสำคัญ หากไม่มีมาตรการปกป้องที่เหมาะสม เอกสารเหล่านี้ก็อาจก่อให้เกิดความเสี่ยงต่อความเป็นส่วนตัว การรักษาความลับ และการปฏิบัติตามข้อกำหนดได้
ความเสี่ยงที่พบบ่อย ได้แก่ การรั่วไหลของข้อมูลจากเอกสารที่วางผิดที่หรือสูญหาย การเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาตทั้งจากภายในและภายนอกองค์กร และการไม่ปฏิบัติตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูล เช่น PDPA หรือ GDPR สำหรับองค์กรที่ดูแลข้อมูลทางการเงิน เวชระเบียน หรือข้อมูลลูกค้า ความผิดพลาดเหล่านี้อาจกระทบต่อชื่อเสียง ถูกปรับ และบั่นทอนความเชื่อมั่นของผู้เกี่ยวข้อง
ดังนั้นการนำมาตรการด้านการพิมพ์ที่ปลอดภัยมาใช้จึงไม่ใช่แค่แนวปฏิบัติที่ดี แต่เป็นสิ่งจำเป็นต่อการรักษามาตรฐานและความน่าเชื่อถือในการดำเนินงาน และการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย ต่อไปนี้คือ 5 วิธีในการปกป้องข้อมูลทางธุรกิจของคุณ
1. ใช้การเข้ารหัสงานพิมพ์
การเข้ารหัสงานพิมพ์เป็นมาตรการรักษาความปลอดภัยที่ช่วยปกป้องเอกสารระหว่างการส่งข้อมูลจากคอมพิวเตอร์ไปยังอุปกรณ์มัลติฟังก์ชัน (MFD) ในช่วงการส่งข้อมูลนี้ ข้อมูลอาจมีความเสี่ยงต่อการถูกเข้าถึงได้ชั่วคราว หากไม่มีการเข้ารหัส ผู้ที่เข้าถึงเครือข่ายก็อาจเข้าถึงข้อมูลนั้นได้ ซึ่งอาจเปิดโอกาสให้มีการอ่านข้อมูล คัดลอก หรือแก้ไขเนื้อหาสำคัญโดยไม่ได้รับอนุญาต ก่อนที่เอกสารจะไปถึงอุปกรณ์ MFD
เมื่อมีการเข้ารหัสงานพิมพ์ เอกสารจะถูกเข้ารหัสไว้ ทำให้แม้ข้อมูลจะถูกดักจับระหว่างการส่ง ก็ยังคงปลอดภัยจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต ประโยชน์หลักของการเข้ารหัสงานพิมพ์ ได้แก่ การป้องกันข้อมูลรั่วไหล การป้องกันการแก้ไขข้อมูลโดยมิชอบ และการรักษาความลับของข้อมูลสำคัญ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในองค์กรที่มีการพิมพ์ข้อมูลส่วนบุคคล รายงานทางการเงิน หรือข้อมูลเฉพาะขององค์กรเป็นประจำ
เพื่อให้งานพิมพ์มีความปลอดภัยอย่างมีประสิทธิภาพ องค์กรควรใช้โปรโตคอลการเข้ารหัส เช่น Transport Layer Security (TLS), AES-256, RSA หรือการเข้ารหัสตามมาตรฐาน Institute of Electrical and Electronics Engineers (IEEE) ซึ่งช่วยสร้างช่องทางการส่งข้อมูลที่ปลอดภัยระหว่างอุปกรณ์ของผู้ใช้กับ MFD ตัวอย่างเช่น TLS จะช่วยเข้ารหัสข้อมูลงานพิมพ์ตลอดเส้นทางการส่งข้อมูลแบบต้นทางถึงปลายทาง เพื่อลดความเสี่ยงที่ข้อมูลจะรั่วไหลผ่านเครือข่าย นอกจากนี้ หากมีการรองรับการเข้ารหัสข้อมูลที่จัดเก็บอยู่ในอุปกรณ์ด้วย ก็จะยิ่งช่วยเพิ่มการปกป้องอีกชั้นหนึ่ง โดยทำให้เอกสารที่เก็บอยู่บน MFD มีความปลอดภัยมากยิ่งขึ้น
2. การยืนยันตัวตนของผู้ใช้งาน
การปกป้องเอกสารสำคัญไม่เพียงแค่การรักษาความปลอดภัยของข้อมูลระหว่างการส่งเท่านั้น องค์กรยังต้องควบคุมด้วยว่าใครมีสิทธิ์เข้าถึงและสามารถรับเอกสารที่พิมพ์ออกมาได้ การยืนยันตัวตนของผู้ใช้จึงเป็นขั้นตอนสำคัญ เพื่อให้เฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นสามารถปล่อยงานพิมพ์และรับเอกสารที่เป็นความลับได้ ขณะเดียวกัน มาตรการด้านความปลอดภัยเหล่านี้ก็ควรสอดคล้องกับขั้นตอนการทำงานเพื่อไม่ให้การดำเนินงานในแต่ละวันสะดุด
โซลูชันการพิมพ์สมัยใหม่ที่มีความปลอดภัยจะยอมให้ผู้ใช้ปล่อยงานพิมพ์ได้ก็ต่อเมื่อยืนยันตัวตนที่อุปกรณ์ MFD แล้วเท่านั้น การยืนยันตัวตนทำได้หลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นการใช้บัตรเข้าออก รหัส PIN หรือแม้แต่รูปแบบที่ไม่ต้องใช้บัตร เช่น การยืนยันตัวตนด้วยการจดจำใบหน้า วิธีเหล่านี้ไม่เพียงช่วยป้องกันไม่ให้เอกสารสำคัญถูกวางทิ้งไว้ในถาดรับเอกสารของ MFD เท่านั้น แต่ยังช่วยให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าใครพิมพ์อะไรและเมื่อใด
โซลูชันอย่าง uniFLOW Online ออกแบบมาเพื่อใช้กับระบบยืนยันตัวตนโดยเฉพาะ ช่วยให้มั่นใจได้ว่างานพิมพ์ทุกงานจะเชื่อมโยงกับตัวตนของผู้ใช้ที่ผ่านการยืนยันแล้วก่อนที่จะปล่อยงานพิมพ์ออกมา ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต และเสริมความปลอดภัยของเอกสารโดยรวม
ฟีเจอร์อย่าง Secure Print และ My Print Anywhere ยังช่วยเพิ่มทั้งความปลอดภัยและความยืดหยุ่นในการใช้งาน ด้วยฟังก์ชันเหล่านี้ งานพิมพ์จะไม่ถูกปล่อยออกมาทันทีเมื่อส่งคำสั่งพิมพ์ แต่จะถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัยในคิวงานพิมพ์ของผู้ใช้ ผู้ใช้จะต้องยืนยันตัวตนที่อุปกรณ์ที่รองรับก่อนจึงจะปล่อยงานพิมพ์ได้ ไม่ว่าจะอยู่ในสำนักงานเดียวกันหรือที่จุดอื่นภายในเครือข่ายขององค์กร แนวทางแบบออนดีมานด์นี้ช่วยลดโอกาสที่เอกสารลับจะถูกผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องเปิดอ่านหรือหยิบไปได้
3. ติดตามและตรวจสอบการใช้งานด้านการพิมพ์
การรักษาความปลอดภัยด้านการพิมพ์ที่มีประสิทธิภาพต้องมีความโปร่งใสด้วย โดยต้องมีการติดตามและตรวจสอบการใช้งานด้านการพิมพ์ องค์กรจะทราบได้ชัดเจนว่าใครเป็นผู้พิมพ์ พิมพ์เอกสารอะไร เมื่อใด และจากที่ไหน ความโปร่งใสเช่นนี้มีความสำคัญทั้งต่อการกำกับดูแลการทำงาน และการลดความเสี่ยง
เมื่อมีบันทึกข้อมูลและรายงานอย่างละเอียด ทีมไอทีจะสามารถสังเกตเห็นความผิดปกติได้ง่ายขึ้น เช่น ผู้ใช้บางรายพิมพ์เอกสารจำนวนมากผิดปกติ หรือมีการพิมพ์เอกสารลับจำนวนมากนอกเวลาทำการ ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้องค์กรตรวจพบการละเมิดความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้นได้ตั้งแต่เริ่มต้น และสามารถจัดการได้ทันท่วงที
การติดตามการใช้งานยังช่วยให้องค์กรปฏิบัติตามข้อกำหนดต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น แม้ในสหรัฐอเมริกาและยุโรป องค์กรมักอ้างอิงข้อกำหนดอย่าง HIPAA และ GDPR เป็นหลัก แต่อีกหลายองค์กรในเอเชียต่างให้ความสำคัญกับมาตรฐานสากลมากขึ้น เช่น ISO/IEC 27001, SOC 2 รวมถึงกฎหมายคุ้มครองในท้องถิ่น (เช่น PDPA ในสิงคโปร์) การมีบันทึกการใช้งานด้านการพิมพ์ที่ตรวจสอบย้อนหลังได้อย่างชัดเจนแสดงให้เห็นว่าองค์กรมีการกำกับดูแลที่รัดกุม และมีความพร้อมในการตอบสนองต่อการตรวจประเมินหรือการตรวจสอบเหตุด้านข้อมูล
โซลูชันการจัดการงานพิมพ์สมัยใหม่มาพร้อมแดชบอร์ดแบบรวมศูนย์และฟังก์ชันการจัดทำรายงานอัตโนมัติ ช่วยให้องค์กรติดตามการใช้งาน กำหนดนโยบาย และจัดเก็บหลักฐานการปฏิบัติตามมาตรฐานด้านความปลอดภัยทั้งภายในและภายนอกองค์กรได้ง่ายขึ้น
4. ดูแลความปลอดภัยของอุปกรณ์พิมพ์และเครือข่าย
อุปกรณ์ MFD เป็นส่วนสำคัญของการทำงานในสำนักงาน แต่ด้วยความสามารถในการเชื่อมต่อเครือข่ายและจัดการข้อมูล จึงอาจกลายเป็นช่องโหว่ด้านความปลอดภัยได้หากจัดการไม่เหมาะสม ดังนั้นการรักษาความปลอดภัยให้อุปกรณ์เหล่านี้ ทั้งในเชิงกายภาพและดิจิทัล จึงเป็นสิ่งจำเป็นในการปกป้องข้อมูลสำคัญและรักษาความมั่นคงของระบบไอทีภายในองค์กร
มาตรการสำคัญอย่างหนึ่งคือการอัปเดตเฟิร์มแวร์ของ MFD ให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ เพราะมักมาพร้อมแพตช์ด้านความปลอดภัยและการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของอุปกรณ์ การละเลยเรื่องนี้อาจทำให้ช่องโหว่ไม่ได้รับการแก้ไข Trellix™ Embedded Control ยังช่วยเพิ่มความปลอดภัยอีกชั้น โดยอนุญาตให้เฉพาะโปรแกรมที่อยู่ในรายการที่เชื่อถือได้เท่านั้นทำงานได้ พร้อมบล็อกโค้ดที่ไม่รู้จักหรือเป็นอันตราย จึงช่วยรักษาความถูกต้องของเฟิร์มแวร์ที่ Canon รับรอง
สิ่งสำคัญที่ไม่ควรมองข้ามคือการปิดพอร์ตและโปรโตคอลที่ไม่ได้ใช้งาน เนื่องจาก MFD หลายรุ่นมาพร้อมฟังก์ชันการเชื่อมต่อหลากหลายรูปแบบ ซึ่งบางอย่างอาจไม่จำเป็นต่อการใช้งานขององค์กรคุณ
นอกจากนี้ ควรแยก MFD ไว้ในเครือข่ายเฉพาะ หรือวางไว้หลังไฟร์วอลล์ การแยกอุปกรณ์เหล่านี้ออกจากเครือข่ายหลักของธุรกิจจะช่วยเพิ่มการปกป้องอีกชั้นหนึ่ง หากเกิดเหตุด้านความปลอดภัยขึ้น การแบ่งเครือข่ายจะช่วยจำกัดขอบเขตความเสียหาย และลดความเสี่ยงที่ผู้ไม่เกี่ยวข้องจะเข้าถึงระบบที่สำคัญกว่าได้
5. กำจัดเอกสารที่พิมพ์ออกมาอย่างปลอดภัย
การปกป้องข้อมูลงานพิมพ์ไม่ได้จบแค่ตอนใช้งาน แต่ยังรวมถึงวิธีการทิ้งเอกสารด้วย การทิ้งเอกสารที่พิมพ์ออกมาอย่างไม่เหมาะสมยังเป็นสาเหตุของข้อมูลรั่วไหลที่พบบ่อย โดยเฉพาะเมื่อเอกสารนั้นมีข้อมูลส่วนบุคคล ข้อมูลทางการเงิน หรือข้อมูลสำคัญขององค์กร
เพื่อลดความเสี่ยงนี้ ควรใช้เครื่องทำลายเอกสารหรือถังทิ้งเอกสารแบบล็อกได้ในการกำจัดเอกสารที่มีข้อมูลสำคัญ ถังรีไซเคิลทั่วไปอาจยังไม่ปลอดภัยพอ เพราะเอกสารที่ทิ้งไว้ยังอาจตกไปอยู่ในมือของผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องได้ เครื่องทำลายเอกสารแบบตัดละเอียดหรือแบบไมโครคัตให้ความปลอดภัยมากกว่า เพราะช่วยทำลายเอกสารจนไม่สามารถอ่านได้อีก
อีกเรื่องสำคัญไม่แพ้กันคือการอบรมพนักงานให้เข้าใจวิธีทิ้งเอกสารอย่างถูกต้อง ไม่ว่าจะเป็นพนักงานฝ่ายปฏิบัติการไปจนถึงผู้บริหาร ทุกคนควรเข้าใจถึงความสำคัญของการกำจัดเอกสารที่พิมพ์ออกมาอย่างปลอดภัย การกำหนดนโยบายที่ชัดเจนและนำไปใช้ในการอบรมเป็นประจำ จะช่วยลดความผิดพลาดได้ โดยเฉพาะในสภาพแวดล้อมที่เร่งรีบซึ่งความสะดวกมักมาก่อน
ไม่ควรมองข้ามเอกสารที่ดูเหมือนไม่สำคัญ เช่น ร่างเอกสาร งานพิมพ์ที่ผิดพลาด หรือบันทึกภายใน เพราะเอกสารเหล่านี้ก็อาจมีข้อมูลสำคัญอยู่เช่นกัน
ปกป้องเอกสารของคุณ และทำให้กระบวนการทำงานคล่องตัวขึ้น ติดต่อผู้เชี่ยวชาญของ Canon เพื่อออกแบบกลยุทธ์ด้านความปลอดภัยในการพิมพ์ให้เหมาะกับความต้องการของคุณ
ก้าวไปอีกขั้น
มาร่วมกันค้นหาโอกาสทางดิจิทัลไปพร้อมกันตั้งแต่วันนี้
