ในโลกธุรกิจปัจจุบันที่ขับเคลื่อนด้วยดิจิทัล องค์กรจำเป็นต้องปรับตัวเพื่อรักษาความสามารถในการแข่งขันและสอดรับกับความต้องการของตลาด ธุรกิจในหลากหลายอุตสาหกรรมต่างนำเครื่องมือดิจิทัลมาใช้เพื่อให้การทำงานคล่องตัวขึ้น ยกระดับประสบการณ์ของลูกค้า และแข่งขันได้ในตลาดที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ดี สำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SMEs) เส้นทางสู่การทำงานแบบดิจิทัลอาจเป็นเรื่องท้าทาย
เมื่อเทียบกับองค์กรขนาดใหญ่ ธุรกิจ SME มักมีทรัพยากรจำกัด จึงไม่ง่ายเลยที่จะตามให้ทันความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี หลายธุรกิจยังคงพึ่งพากระบวนการแบบแมนนวลเป็นหลัก ซึ่งเปลืองเวลา เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย และมีต้นทุนสูง ระบบจัดการเอกสาร ดูแลข้อมูลลูกค้า และติดตามสินค้าคงคลังที่ขาดประสิทธิภาพ ไม่เพียงทำให้เสียทั้งเวลาและต้นทุน แต่ยังเพิ่มความเสี่ยงต่อข้อมูลรั่วไหลและเอกสารสูญหายอีกด้วย ยิ่งไปกว่านั้น หากไม่มีพื้นฐานด้านดิจิทัลที่ดีพอ ธุรกิจ SME ก็อาจตอบโจทย์ลูกค้ายุคดิจิทัลได้ไม่เต็มที่ และอาจเสียเปรียบคู่แข่งที่ปรับใช้เทคโนโลยีได้เร็วกว่า
ทั้งในสิงคโปร์และทั่วโลก มีการเร่งผลักดันให้ธุรกิจเปลี่ยนกระบวนการเป็นดิจิทัล เมื่อภาครัฐ และภาคธุรกิจต่างมองเห็นประโยชน์ของการแปลงข้อมูลและการทำงานสู่ดิจิทัลในการขับเคลื่อนการเติบโต ความยืดหยุ่น และนวัตกรรม สำหรับธุรกิจ SME ที่ใช้บริการปรับการทำงานเป็นดิจิทัล จะสามารถเพิ่มความยืดหยุ่นในการดำเนินงาน ยกระดับประสิทธิภาพองค์กร และสร้างโอกาสการเติบโตที่ยั่งยืนในระยะยาวได้อย่างมีประสิทธิภาพ.
บริการแปลงข้อมูลและปรับการทำงานเป็นดิจิทัลคืออะไร?
การแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล คือขั้นตอนพื้นฐานการแปลงข้อมูลจากรูปแบบเอกสารกระดาษหรือสื่ออนาล็อก ให้เป็นข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล ซึ่งรวมถึงการแปลงเอกสารกระดาษ ภาพถ่าย ไฟล์เสียง หรือสื่อแอนะล็อกประเภทอื่นให้เป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถจัดเก็บ เข้าถึง และประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ได้
ส่วนการปรับการทำงานเป็นดิจิทัล คือการเปลี่ยนผ่านในวงกว้างที่ต่อยอดจากการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล โดยเป็นการนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาผสานและประยุกต์ใช้ในการดำเนินธุรกิจ เพื่อยกระดับและปรับเปลี่ยนวิธีการทำงาน การส่งมอบคุณค่า และการสร้างปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างมีประสิทธิภาพ การปรับการทำงานเป็นดิจิทัล อาศัยการใช้ข้อมูลดิจิทัลร่วมกับเทคโนโลยีและเครื่องมือสมัยใหม่ เช่น คลาวด์คอมพิวติ้ง (Cloud Computing) ระบบอัตโนมัติ (Automation) ปัญญาประดิษฐ์ (AI) และการวิเคราะห์ข้อมูล (Data Analytics) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทำงาน สนับสนุนการตัดสินใจที่แม่นยำยิ่งขึ้น และสร้างรูปแบบธุรกิจใหม่ที่ตอบโจทย์การเติบโตในยุคดิจิทัล
ทั้งการแปลงข้อมูลและปรับการทำงานเป็นดิจิทัลจึงมีบทบาทเกื้อหนุนกันในการช่วยให้องค์กรมีความคล่องตัวมากขึ้น ทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น และแข่งขันได้ดีขึ้นในยุคดิจิทัล การแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลช่วยวางรากฐานด้านดิจิทัล ขณะที่การปรับการทำงานเป็นดิจิทัลช่วยขับเคลื่อนนวัตกรรมและการเติบโตเชิงกลยุทธ์
Canon นำเสนอโซลูชันด้านการแปลงข้อมูลและปรับการทำงานเป็นดิจิทัลแบบครบวงจร ซึ่งออกแบบมาให้เหมาะกับความต้องการของธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SMEs) โดยเฉพาะ หนึ่งในโซลูชันสำคัญคือ Therefore™ ซึ่งเป็น ระบบจัดการเอกสาร ที่ช่วยให้ธุรกิจเก็บข้อมูล จัดเก็บ จัดการ และติดตามเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เครื่องมือเหล่านี้ออกแบบมาเพื่อช่วยให้ธุรกิจ SME บริหารการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลได้ง่ายขึ้น และขยายต่อได้ตามการเติบโตของธุรกิจ
ประโยชน์สำคัญบางประการของการแปลงข้อมูลและปรับการทำงานเป็นดิจิทัล
จัดการเอกสารได้ง่ายและเป็นระบบ
การแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล ช่วยลดพื้นที่จัดเก็บเอกสาร เพิ่มความสะดวกในการบริหารจัดการข้อมูล และเป็นก้าวสำคัญในการเปลี่ยนผ่านสู่องค์กรดิจิทัลที่ดำเนินงานแบบไร้กระดาษ เอกสารสามารถนำมาสแกน จัดเก็บ และจัดหมวดหมู่ในรูปแบบดิจิทัลได้ จึงค้นหาและเข้าถึงได้สะดวกทุกเวลา
ด้วยโซลูชันของ Canon พนักงานสามารถจัดเก็บ จัดระเบียบ และจัดการข้อมูลได้อย่างสะดวก โดยการใช้ตัวเลือกการจัดเก็บที่ปลอดภัยทั้งแบบภายในองค์กรและบนคลาวด์ สามารถสรุปใจความเอกสารที่มีข้อความจำนวนมากได้ภายในไม่กี่วินาที ระบบยังช่วยดึงรายละเอียดสำคัญ เช่น วันที่ และนำมาดำเนินการต่อได้ทันที ไม่ว่าจะเป็นการตั้งการแจ้งเตือนหรือปรับเปลี่ยนข้อมูล ด้วยความสามารถของ Generative AI พนักงานจึงค้นหาไฟล์ได้รวดเร็วยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะค้นจากชื่อไฟล์หรือจากเนื้อหาในเอกสาร เพียงพิมพ์คำสั่งในผู้ช่วยค้นหา เช่น “ค้นหาใบเสนอราคาที่ถูกที่สุดระหว่างเดือนพฤษภาคมถึงมิถุนายน” ระบบก็จะค้นหาไฟล์ที่ต้องการให้โดยอัตโนมัติอย่างรวดเร็ว
เทคโนโลยีการดึงข้อมูลขั้นสูงช่วยยกระดับกระบวนการนี้ให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เครื่องมืออย่างการดึงข้อมูลด้วย AI สามารถจดจำและประมวลผลข้อมูลที่เขียนด้วยลายมือจากเอกสารได้หลากหลายรูปแบบ โดยไม่จำเป็นต้องใช้เทมเพลต ขณะเดียวกัน เทคโนโลยีอื่น ๆ เช่น OCR (การรู้จำอักขระด้วยแสง), BCR (การรู้จำบาร์โค้ด), PCR (การรู้จำแพตช์โค้ด), ICR (การรู้จำอักขระอัจฉริยะ) และ OMR (การรู้จำเครื่องหมายด้วยแสง) ก็ทำงานร่วมกันเพื่อแปลงข้อมูลแต่ละประเภทให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลที่นำไปใช้งานต่อได้ นอกจากการจดจำข้อความแล้ว โซลูชันเหล่านี้ยังมักใช้การประมวลผลภาษาธรรมชาติ (NLP) เพื่อช่วยทำความเข้าใจบริบท ดึงความหมายสำคัญ และตีความข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างหรือมีความซับซ้อนได้อย่างแม่นยำ
เพิ่มผลิตภาพและประสิทธิภาพการทำงานให้ดียิ่งขึ้น
การปรับการทำงานเป็นดิจิทัลช่วยให้ธุรกิจ SME ประหยัดเวลาและทรัพยากรที่เดิมต้องสูญเสียไปกับงานธุรการแบบแมนนวล เมื่อค้นหาเอกสารได้รวดเร็วขึ้นและเข้าถึงข้อมูลจากส่วนกลางได้ พนักงานก็ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ช่วยลดความล่าช้าและปัญหาคอขวดในการดำเนินงาน
ซอฟต์แวร์ด้าน Digitalisation ของ Canon ยังรองรับเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ เช่น การประมวลผลใบแจ้งหนี้ พร้อมอินเทอร์เฟซแบบ 'ลากและวาง' (Drag & Drop) ที่ใช้งานง่าย เพื่อให้ปรับกระบวนการทำงานให้เหมาะกับความต้องการของแต่ละธุรกิจได้ ไม่ว่าจะเป็นการส่งหรือรับเอกสารทางอีเมลกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องภายนอก การสั่งงานตามข้อมูลในเอกสาร หรือการส่งต่อไฟล์เข้าสู่ขั้นตอนอนุมัติโดยอัตโนมัติ ก็ทำได้โดยผู้ใช้แทบไม่ต้องลงมือเอง
นอกจากนี้ การทำงานในระบบดิจิทัลยังรองรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ปลอดภัย ทำให้ผู้ใช้ตรวจสอบ อนุมัติ และเซ็นเอกสารได้จากทุกที่ คุณสมบัตินี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับธุรกิจ SME ที่มีบุคลากรจำกัดหรือมีทีมงานกระจายตัวหลายแห่ง ช่วยให้ตอบสนองต่อความต้องการทางธุรกิจได้รวดเร็วยิ่งขึ้น และดำเนินงานได้อย่างคล่องตัวท่ามกลางสภาพการแข่งขันที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา
ทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น และปฏิบัติตามข้อกำหนดได้ง่ายขึ้น
การปรับการทำงานเป็นดิจิทัลช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้สะดวกขึ้นไม่ว่าจะอยู่ในสำนักงานเดียวกันหรือทำงานจากระยะไกล สามารถแชร์ไฟล์ระหว่างแผนกและผู้ใช้งานได้อย่างราบรื่น ช่วยให้ประสานงานกันได้แบบเรียลไทม์และตัดสินใจได้เร็วขึ้น
โซลูชันของ Canon มาพร้อมระบบควบคุมเวอร์ชันเอกสาร ช่วยให้ผู้ใช้แก้ไขเอกสารได้โดยยังเก็บประวัติการเปลี่ยนแปลงและเวลาที่แก้ไขไว้ครบถ้วน เมื่อมีการแก้ไข ระบบจะอัปเดตเอกสารเวอร์ชันล่าสุดในทุกขั้นตอนการทำงานโดยอัตโนมัติ ทำให้ทุกฝ่ายใช้ข้อมูลชุดเดียวกันและลดความสับสน ขณะเดียวกัน เวอร์ชันก่อนหน้าก็ยังถูกเก็บไว้เพื่อใช้อ้างอิง และระบบกำหนดสิทธิ์ตามบทบาทยังช่วยให้ธุรกิจ SME ควบคุมได้ว่าใครมีสิทธิ์ดูหรือแก้ไขเอกสารแต่ละเวอร์ชัน จึงช่วยให้ทีมงานเข้าถึงข้อมูลที่อัปเดตแบบเรียลไทม์ และทำงานร่วมกันได้อย่างต่อเนื่อง
อีกประเด็นที่หลายองค์กรให้ความสำคัญมากขึ้นในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา คือเรื่องการคุ้มครองข้อมูล สำหรับธุรกิจ SME ที่ต้องดูแลข้อมูลสำคัญของลูกค้าหรือข้อมูลองค์กร การปกป้องข้อมูลอย่างรัดกุมถือเป็นสิ่งจำเป็น และควรเป็นส่วนสำคัญของการดำเนินงาน ระบบควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงที่ปลอดภัย ยอมให้เฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเปิดดูหรือจัดการเอกสารบางประเภทได้ ส่วนบันทึกการใช้งานอย่างละเอียดก็ช่วยให้ตรวจสอบย้อนหลังเพื่อหาผู้รับผิดชอบได้ มาตรการเหล่านี้ช่วยลดความเสี่ยงจากข้อมูลรั่วไหล เสริมความเชื่อมั่นของลูกค้า และช่วยให้ธุรกิจ SME ปฏิบัติตามข้อกำหนดต่าง ๆ ได้อย่างมั่นใจมากขึ้น
ช่วยประหยัดต้นทุนและเพิ่มผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI)
การแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลไม่ได้ช่วยแค่เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเท่านั้น แต่ยังสร้างประโยชน์ทางการเงินที่เห็นผลได้จริง การลดการพึ่งพากระดาษช่วยให้ธุรกิจ SME ลดทั้งต้นทุนการพิมพ์และการจัดเก็บเอกสาร พร้อมกับลดแรงงานคนด้วย การสแกนและจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัลยังช่วยลดการใช้พื้นที่จัดเก็บเอกสารขนาดใหญ่ ทำให้สามารถนำพื้นที่ไปใช้ประโยชน์ได้คุ้มค่ามากขึ้น
ขณะเดียวกัน การปรับการทำงานเป็นดิจิทัลยังช่วยสร้างประโยชน์ทางการเงินได้มากยิ่งขึ้น ด้วยการปรับเปลี่ยนและทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นอัตโนมัติ ช่วยให้เวิร์กโฟลว์คล่องตัวขึ้น เพิ่มความแม่นยำ และทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น จึงช่วยลดต้นทุนแรงงานและความสูญเปล่าในการดำเนินงาน ในระยะยาว การปรับการทำงานเป็นดิจิทัลยังช่วยให้ธุรกิจขยายตัวและปรับตัวได้ดีขึ้น โดยไม่ต้องเพิ่มต้นทุนคงที่ตามสัดส่วนของการเติบโต เมื่อประสิทธิภาพและกระบวนการทำงานดีขึ้น ต้นทุนมักจะลดลงอย่างต่อเนื่อง ทำให้ผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) เติบโตอย่างยั่งยืน การลงทุนในโครงสร้างพื้นฐานด้านดิจิทัลช่วยให้ธุรกิจ SME มีความคล่องตัวมากขึ้น รองรับการเติบโตของธุรกิจได้อย่างยืดหยุ่น และลดต้นทุนการดำเนินงานได้อย่างยั่งยืน จึงถือเป็นการลงทุนที่ชาญฉลาดและพร้อมรองรับอนาคต
หากคุณกำลังมองหาแนวทางการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล ติดต่อที่ปรึกษาของ Canon วันนี้ เพื่อค้นหาโซลูชันที่จะช่วยให้ธุรกิจของคุณได้ประโยชน์จากการแปลงข้อมูลและปรับการทำงานเป็นดิจิทัลอย่างเต็มที่
ก้าวไปอีกขั้น
มาร่วมกันค้นหาโอกาสทางดิจิทัลไปพร้อมกันตั้งแต่วันนี้
